Datenschutzerklärung

Stand: 7. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt; wir sind dazu gesetzlich nicht verpflichtet.

2. Worum es geht

MW-One ist eine Anwendung zur Erfassung von Arbeitsstunden (Lohnarbeit-Nachweise). Sie wird als Website unter mw-one.com und als iPhone-App bereitgestellt. Eine Nutzung ist nur mit Benutzerkonto möglich; ein Konto entsteht ausschließlich über einen Einladungslink oder als erstes Konto eines Betriebs.

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Konto- und Rechnungsdaten

Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Passwort (nur als kryptografischer Hash, niemals im Klartext), optional Firmenname, Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, dazu Rolle und Rechte innerhalb des Betriebs sowie der Zeitpunkt der Registrierung.

3.2 Stundenzettel

Auftraggeber, Arbeitsstätte, Auftrags-/Kostenstellennummer, Art der Arbeit, Name der ausführenden Person, Zeitraum sowie die einzelnen Tageszeilen (Beginn, Ende, Pause, Fahrzeit), Ort und Datum, Unterschriften als Bilddatei sowie optional hinzugefügte Fotos. Diese Daten werden auf unserem Server gespeichert, damit Zettel später erneut als PDF abgerufen werden können.

3.3 Empfängeradressen

Beim Versand eines Zettels die E-Mail-Adressen der Empfänger sowie die Angabe, an wen und wann versendet wurde.

3.4 Technische Daten

Ihre IP-Adresse wird verarbeitet, um Anmeldeversuche und Passwort-Zurücksetzungen zu begrenzen (Schutz vor automatisierten Angriffen) und um Fehler nachvollziehen zu können. Die Anmeldung wird über einen Token im lokalen Speicher Ihres Geräts gehalten. Die freiwillige Zuordnung von Empfehlungen ist nachfolgend beschrieben; externe Werbe- oder Analysedienste setzen wir dafür nicht ein.

Empfehlungen und Streamer-Kooperationen

Öffnen Sie einen Empfehlungslink, können Sie freiwillig der Zuordnung zustimmen oder ohne Zuordnung fortfahren. Erst nach Zustimmung speichern wir einen zufälligen Besuchstoken, den Empfehlungsgeber und den Werbekanal (Panel, Chat oder direkter Link) bis zu 30 Tage auf Ihrem Gerät. Der Besuch wird für die interne Auswertung gezählt. Dies erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Bis zur Registrierung können Sie die Zuordnung über „Zuordnung widerrufen“ auf der Seite entfernen. Eine spätere Empfehlung ersetzt die erste gültig gemerkte Empfehlung nicht.

Registrieren Sie sich über einen gemerkten Link, ordnen wir Ihr neues Firmenkonto der Empfehlung zu und prüfen anhand der bezahlten Abozeiträume, ob eine Prämie entstanden ist. Empfehlende sehen ausschließlich eigene zusammengefasste Zahlen, keine Namen, Kontaktdaten oder Rechnungen der geworbenen Kunden. Die vollständige Zuordnung, Zahlungszeiträume und Prämienabrechnung sind nur für den Betreiber zugänglich. Nach der Registrierung können Sie einen Widerruf oder eine Auskunft an info@mw-one.com richten. Bereits entstandene Abrechnungsnachweise bewahren wir zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten auf (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO). Abgelaufene, nicht mehr benötigte Besuchstoken werden entfernt; Abrechnungsdaten bleiben nur so lange erhalten, wie sie für diese Zwecke benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Streamer werden nur nach persönlicher Einladung und ausdrücklicher Annahme der Kooperationsbedingungen zu Werbepartnern. Zur Prüfung der vereinbarten aktiven Nutzung verwenden wir zusammengefasste Anzahlen von Angeboten, Rechnungen und Belegen sowie das letzte Nutzungsdatum. Diese Angaben sind nur dem Betreiber zugänglich und dienen der Durchführung der Kooperation (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Geschäftsunterlagen werden nicht an Werbepartner weitergegeben.

3.5 Standortdaten (Stempeluhr und automatisches Stempeln)

Zwei freiwillige Funktionen der App nutzen den Gerätestandort: Beim Ein- und Ausstempeln kann einmalig die Position gespeichert werden (Nachweis des Arbeitsorts). Zusätzlich kann jede Mitarbeiterin / jeder Mitarbeiter das automatische Stempeln selbst einschalten: Das Gerät überwacht dann die Baustellen-Bereiche der eigenen Einsätze und stempelt beim Ankommen und Verlassen automatisch — auch, wenn die App geschlossen ist. Dabei findet keine laufende Aufzeichnung statt und es entsteht kein Bewegungsprofil; gespeichert wird ausschließlich die Position im Moment des Stempelns. Beide Funktionen setzen die ausdrückliche Standortfreigabe auf dem Gerät voraus, das automatische Stempeln zusätzlich eine Einwilligung in der App; beides ist jederzeit in der App bzw. den Geräteeinstellungen abschaltbar. Gespeicherte Stempel-Positionen sind für die Person selbst und die Personalverwaltung der eigenen Firma sichtbar.

3.6 Dateiimport und Kartenfunktionen

Ausgewählte CSV- oder JSON-Dateien werden zur Analyse und Vorschau an unseren Server übertragen. Geschäftsdaten werden erst nach Ihrer ausdrücklichen Bestätigung übernommen. Die Kontaktkarte und bestehende Standortvorschläge fragen Adressen direkt bei OpenStreetMap/Nominatim ab. Die Adresssuche im Routenplaner übermittelt den Suchtext über unseren Server an Nominatim. Die Routenberechnung übermittelt die ausgewählten Koordinaten über unseren Server an den OSRM-Dienst von FOSSGIS. Bei diesen Serveranfragen erhält der Anbieter die IP-Adresse unseres Servers. Kartenkacheln werden direkt in Ihrem Browser geladen; dabei erhält der Kartenanbieter Ihre IP-Adresse und den angefragten Kartenausschnitt. Eine Abfrage Ihrer aktuellen Geräteposition erfordert Ihre Auswahl und Gerätefreigabe.

3.7 Fahrtenbuch, Feedback und Messenger

Das Fahrtenbuch ist für aktuelle Eingaben auf manuelle Fahrten ausgerichtet; historische GPS- oder WiCAN-Nachweise bleiben erhalten. Ältere, bereits aufgezeichnete native GPS-/WiCAN-Daten können separat als historische Nachweise vorliegen. Eine geplante Route ist keine GPS-Aufzeichnung oder automatische Tachomessung. Feedback wird über einen direkten Kanal an den Betreiber übermittelt. Der verschlüsselte Messenger ist davon getrennt.

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag): Bereitstellung des Kontos, Erfassen, Speichern und Versenden der Stundenzettel, Abrechnung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse): Sicherheit des Dienstes, insbesondere Missbrauchs- und Angriffsschutz sowie Fehleranalyse.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Standortermittlung für den Ortsvorschlag, Stempel-Standorte und das automatische Stempeln (Abschnitt 3.5) sowie Zugriff auf Kamera bzw. Fotos — jeweils erst nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe auf dem Gerät, jederzeit in den Geräteeinstellungen bzw. in der App widerrufbar.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Pflicht), soweit Aufbewahrungsfristen greifen.

5. Empfänger und eingesetzte Dienste

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb nötig ist. Im Einsatz sind:

Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO bzw. auf die Zertifizierung des Empfängers nach dem EU-US Data Privacy Framework. Mit den Dienstleistern bestehen, soweit erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Ein automatisiertes Auslesen von Fotos findet ausschließlich statt, wenn Sie die Scan-Funktion aktiv auslösen. Möchten Sie das nicht, tragen Sie die Stunden einfach von Hand ein — die App ist ohne diese Funktion uneingeschränkt nutzbar.

6. Speicherdauer

• Konten: bis zur Löschung des Kontos.
• Stundenzettel samt PDF: dauerhaft, damit sie später abrufbar bleiben; sie können auf Wunsch gelöscht werden. Soweit die Zettel als Buchungs- oder Geschäftsunterlage dienen, gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre).
• Anmeldecodes: 10 Minuten.
• Sperrzähler bei Fehlanmeldungen: längstens 15 Minuten.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an info@mw-one.com. Unabhängig davon können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen.

8. Datensicherheit

Die Verbindung ist durchgehend mit TLS verschlüsselt (HTTPS). Passwörter speichern wir nur als Hash mit zufälligem Salt. Optional können Sie Ihr Konto zusätzlich mit einer Zwei-Faktor-Anmeldung schützen (Authenticator-App oder Code per E-Mail). Nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung vorübergehend gesperrt.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Scan-Funktion liest lediglich Text aus einem Foto aus; die Daten prüfen und bestätigen Sie anschließend selbst.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.